Esta semana mi entrada del blog trata sobre mi rutina de trabajo diaria, y cómo utilizo, en la misma algunas aplicaciones y/o software que se ha vuelto imprescindible en mi día a día.
Observareis que la mayoría del mismo, me permite trabajar en la "nube", de forma que desde cualquier dispositivo dispongo de idéntica información. Además, con la ventaja añadida del grado de seguridad que esto me brinda , al no perder mis datos, caso de "extravío" de mi ordenador o alguno de mis dispositivos (móvil o tableta).
Tal como os explicaba en la entrada del blog de hace dos semanas, mi rutina diaria comienza revisando mi libreta de notas, donde en el cierre del día anterior he dejado apuntados los principales objetivos-hitos para mi día siguiente (Tareas / Reuniones / Llamadas o Ideas).
A partir de ahí, empiezo a trabajar con mi gestor de correo, en mi caso Gmail, yendo directamente a "filtrar por la etiqueta que los define" con mi herramienta ActiveInbox, aquellos correos-temas a revisar ese día ("Today") y que están directamente relacionados con la tarea principal a realizar ese día. Normalmente, en mi caso, suele ser un proyecto ("conjunto de tareas").
En la foto, podéis ver la situación, prácticamente, al final de mi jornada laboral, donde todavía me quedan algunas "Next Action" y "Waiting For" a gestionar.
Una de las extensiones que he instalado a mi Gmail, para controlar la entrada indiscriminada de nuevos mails, y evitar que me pudiesen distraer mientras estoy trabajando EXCLUSIVAMENTE, en ese proyecto (ya sabeis ENFOQUE MONOTAREA), es una denominada Inbox Pause. Con la misma, puedo tener mi Gmail abierto utilizando mi ActiveInbox, sin preocuparme de nuevas entradas de mails en mi bandeja.
Además, esta extensión, la puedes configurar, para que avise a la persona que te envíe un mail, de que en ese momento no estas revisando tu bandeja de entrada, y que caso de ser muy necesario (vamos "si se cae el mundo") que te avise a un numero de teléfono que indiques.
Habitualmente desde mi minimalista pantalla principal de mi escritorio (poquísimos iconos para evitar distracciones....recordad que le llamamos escritorio porque es como nuestra mesa de trabajo; y a menos cosas tengamos en nuestra mesa, más concentrados estaremos en la tarea (a continuación tenéis una foto de mis dos escritorios, el físico y el de mi ordenador...juzgar vosotros mismos).
Todos mis proyectos activos, estan ubicados en una carpeta denominada "Live Projects". Esa carpeta está ubicada en la aplicación Google Drive ("en la nube"). En mi caso, a su vez, la tengo copiada en el disco duro de mi ordenador (y continuamente sincronizada) . Para poder disponer de una carpeta de archivos sincronizada en tu disco duro, necesitas instalarte la aplicación Google Drive Desktop.
Esta aplicación es ideal, ya que te permite trabajar sobre tu disco duro, rápidamente, sin tener que preocuparte de realizar copias de seguridad; ya que automáticamente y en continuo, el programa realiza una sincronización de las mismas.
Además puedes seleccionar las carpetas, de las que quieres copia en tu ordenador.
Yo particularmente, dispongo de copia de seguridad de todo mi archivo histórico (muchas gigas...) en la "nube", sin que me ocupe espacio innecesario en mi laptop, y pudiendo acceder rápidamente a la misma; por supuesto, en este caso, si que necesito conexión de datos.
En paralelo a esto , cualquier tema, lo esbozo en una hoja de papel utilizando un mapa mental "Mind Map".
El mismo me sirve para clarificar la información de un proyecto, ordenar mis ideas, o simplemente preparar un guión de los principales temas a tratar en una reunión o en una llamada telefónica. Sobre el mismo, luego relleno con otro color (verde o rojo...un bolígrafo de cuatro colores es ideal) las notas de la reunión o de la conferencia.
Al finalizar la jornada laboral, cuando hago mi resumen diario. Todas las notas de papel que he tomado, las fotografío con mi teléfono móvil y las envio con la aplicación EVERNOTE/"EN".
Con la aplicación de escritorio de EN posteriormente las ordeno, aunque también puedes utilizar la aplicación web. Ubicándolas rápidamente en su libreta correspondiente (normalmente sólo uso dos: work o personal) y les aplico alguna etiqueta para poder buscarlas más rápidamente.
Tampoco me esmero mucho, porque una de las grandes ventajas de EN es su muy eficaz motor de búsqueda , el cual funciona muy bien con cualquier palabra.
Una de las cosas que si que hago, en esa clasificación, es ponerle un nombre a las notas, el cual siempre empieza con la fecha del día utilizando, primero el año, luego el mes y finalmente el día; de esta forma quedan ordenadas.; luego le pongo el nombre del tema y alguna clarificación sobre el contenido de la misma.
La ventaja de este forma de hacer, va directamente vinculada, a mis objetivos de "cero papeles", y disponer toda la información centralizada en la nube.
Aplicando esta rutina, he conseguido tener toda mi información centralizada utilizando sólo tres aplicaciones: Gmail + ActiveInbox, Google Drive y EverNote.
A mi me ha ayudado tremendamente a organizarme, a focalizarme en HACER y con la seguridad que me brinda el poder disponer de mi información desde cualquier ordenador o dispositivo.
Espero que lo aquí compartido os sea de utilidad; y no os pase, como a los protagonistas de las viñetas que vienen a continuación.
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