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Mi gestor de tareas : ActiveInbox


A pesar de que los expertos en Productividad Personal, no recomiendan el uso de gestores de correo electrónico como gestores de tareas , en mi caso y tras probar muchas de las aplicaciones recomendadas en el mercado , opté por utilizar una aplicación integrada en Gmail llamada ActiveInbox.

Las razones que me llevaron a esta decisión, están directamente relacionadas con algunas de las premisas recomendadas por los "gurus" de la P.Personal:

1.Por razones laborales recibo diariamente una enorme cantidad de mails, por lo que si o si, debo revisar a diario varias veces mi correo.

2.Me permite conseguir una de mis premisas diarias: "inbox cero a diario" (llevo mas de dos años cumpliéndola, y gran parte de conseguirla está directamente relacionada con esta aplicación .

3.Mi bandeja de entrada me sirve de bandeja "única" de gestión de todo lo que me llega. Cualquier cosa que me interesa me la reenvío allí, ya sean links de navegación, notas, recordatorios, etc

La aplicación ActiveInbox ha sido programada directamente siguiendo las premisas de GTD, por lo que directamente te permite gestionar tu flujo de entradas sobre el mail y decidir su reclasificación al momento.

Recordad estas premisas y procedimiento:

1.-Revisar el inbox por completo y sin hacer otra tarea en ese momento (mono tarea)... En mi caso, con más razón porque soy hombre y "solo puedo hacer una tarea a la vez, y medio bien ;)"

2.-El criterio es si el mail lo puedo gestionar en menos de dos minutos, lo hago inmediatamente.

3.-Si me lleva más de dos minutos y es algo que tengo que hacer yo lo clasifico como "Action" y le pongo una fecha de vencimiento (esta es una de las enormes ventajas de esta aplicación).

4.-Si es algo que no lo tengo que hacer yo, es una tarea delegada, le fijo una etiqueta de "Waiting for", con fecha de control.

5.-Si es algo para archivar, lo etiqueto con la etiqueta de la carpeta de Gmail que le corresponda (cliente, proyecto,..) para usarlo como archivo de referencia de futuro.Tengo un poco "Síndrome de Diógenes" y me cuesta borrar, pero la verdad es que mi empresa dispongo de una cuenta Google con mucho espacio.

6.-Por supuesto borro y mucho, todo lo que no me interesa, no es importante o no me va a servir en el futuro.

Es importante revisar el correo entrante hasta dejar el inbox completamente vacío. Así hasta la siguiente revisión de la bandeja de entrada del Gmail.

Al finalizar la jornada, lo ultimo que hago es revisar sobre la fecha del día "hoy-today", para ver si alguna tarea la tengo que cambiar de fecha o la pongo para el día siguiente, esa tarea la etiqueto con la etiqueta "Next Action" que se corresponde a las tareas que tengo que hacer si o si el día siguiente.Las tareas "Waiting for", las reclamo mediante un mail o les cambio la fecha de vencimiento.

De esta forma, antes de cerrar mi jornada laboral, tengo perfectamente claro que es lo que tengo ir hacer al día siguiente y puedo "desconectarme" del trabajo y empezar mi tiempo libre.

ActiveInbox tiene versión gratuita de prueba, para que podáis probarla sin invertir en la cuenta de pago, que es la que dispongo y que te da muchas mas funcionalidades; pero para probar un tiempo es mas que suficiente.

Como siempre digo, cada "maestrillo tiene su librillo", a mi esto me funciona , pero cualquier método que apliquéis, si os permite los objetivos que indico: control única de entradas, evitar que se os escapen cosas, e "inbox cero" y "paz interior=diferenciar claramente tiempo laboral de tiempo personal"; es un método valido.

Recordad que "Lo importante es Hacer, no lo que voy a tener que Hacer"


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