Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Estas últimas semanas, he tenido la oportunidad de poder realizar formaciones internas dentro de mi compañía sobre manejo del mail y otras buenas prácticas para mejorar nuestra productividad.

El título de las charlas es "Gestiona mejor tu vida, gestionando mejor tu mail".

Las charlas, que ya han sido 3 y están previstas otras 2, están yendo muy bien. Fundamentalmente porque percibes que los asistentes, te preguntan y se quedan con ganas de mas.

Sinceramente me lo estoy pasando genial pudiendo compartir lo que a mí me está funcionando en el manejo del gmail e intentar ayudar a otros en su día a día. El planteamiento es intentar ganar tiempo, gestionando mejor tu mail, ser más eficientes en el día laboral, y de esa forma,  poder temer más tiempo para ti y los tuyos, esto es un leit-motive que funciona. En realidad, y haciendo un juego de palabras, lo que busco es cambiar ese leit-motive (algo rutinario e interiorizado) en un verdadero live motive (que mejore tu vida).

En la elaboración de los materiales me he apoyado en los excelentes materiales de Berto Pena , que podeis encontrar en su blog "Thinkwasabi"; y de todo aquello que he aprendido tras muchos años buscando el cómo mejorar mi gestión personal. Vamos, que de lo que hablo, es de lo que he sufrido en propias carnes. Mis comentarios y aportes surgen de haber probado multitud de herramientas, de infinidad de reinicios (la constancia y el método es fundamental) y es lo que realmente a mi me funciona.

Me encanta el hablar en público, me lo paso muy bien, sobretodo cuando tienes la sensación de conectar con tu audiencia; y eso sólo lo consigues, cuando hablas de algo desde el punto de vista de tu experiencia personal, de tus vivencias , y aportar tu pasión interior.

Es mi intención el poder adjuntar en mi blog algunos de los materiales utilizados y sobretodo algunas " chuletas"  con aquellas inquietudes, preguntas que me han ido dirigiendo.

Hoy concretamente, os voy a hablar de un procedimiento obligatorio (un MUST) , si lo que quieres es reducir tus mails en la bandeja de entrada, haciendo que tu programa de mail, trabaje por ti.
En mi caso utilizo habitualmente Gmail, y mis consejos van encaminados a esta herramienta, pero creo que la base de los mismos es utilizable en cualquier otra plataforma de gestión del mail.
Recordad que el objetivo, en sí,  no es meramente vaciar el mail; sino el poder gestionar el mismo de una forma más diligente , que el trabaje por ti, en lugar de tu para el;  y que puedas tener tiempo realmente para dedicarte a las tareas que aportan valor en tu día a día.
Se trata de convertirnos en un verdadero Ninja del Gmail.

En la entrada de hoy aprovechare para hablar sobre cómo hacer filtros que te ayuden a que la bandeja de entrada se vacíe o cuando menos se organice por sí sola, y que puedas tener visualización de sólamente las carpetas (etiquetas de gmail) que tienen mensajes sin leer.

Primer Paso: Qué solo se visualicen las etiquetas (carpetas) con mensaje por leer. Este paso es fundamental, ya que si tienes muchas etiquetas, y creas un filtro que haga que el mail no pase por la bandeja de entrada y se clasifique en una etiqueta, podrias no visualizarla, si no activas esta opción.

Segundo Paso: Crear un filtro . De forma que los mails no se queden en la bandeja de entrada (inbox) y automaticamente hagan determinadas acciones que tu hayas prefijado:

• Omitirlo, Marcarlos como leidos, Destacarlos, Aplicarles una etiqueta, Eliminarlos, Marcarlos como Spam , Que envien una respuesta prediseñada, marcarlos como importantes o no, clasificarlos automáticamente en una categoría,...

Tercer Paso: Modificar un filtro ya creado . A veces, los filtros con el tiempo, dejan de ser utiles o los queremos modificar, aqui teneis el método para realizar esto.

Espero que os guste y os sea de utilidad. Mi intención es seguir realizando entradas de este tipo en las próximas semanas. Al fin y al cabo, se trata de optimizar nuestro tiempo para ser un mejor Life Squeezer!.