Las posiciones de trabajo actuales requieren personas muy versatiles, con capacidad de adaptación a multitud de tareas y funciones diferentes; y lamentablemente, algunas de ellas, no siempre son las que nos aproximan a nuestros objetivos.

Es una realidad del mercado laboral del siglo 21. En las empresas, se han prescindido de muchas de las posiciones de apoyo que existían en el pasado; algunas se han externalizado, con lo que ya no hay contacto directo y personal en la oficina; y para muchas otras, se pretende que sean realizadas a través de aplicaciones que ejecutes tu mismo. Antaño esas tareas eran realizadas por personal administrativo o de soporte : la gestión de viajes, la mecanografia de textos, la búsqueda de documentos con información, la realización de tramites administrativos, … y todas ellas han sido depositadas en tu mochila de tareas a ejecutar, se han convertido en parte de tu trabajo diario.

Si a todo esto le añades el bombardeo continuado de mails, chats , llamadas de teléfono y reuniones ; el tiempo que nos queda para realizar lo que es verdaderamente importante y que se espera de nuestro puesto de trabajo, se reduce tremendamente.

No queda más remedio que saber priorizar, saber filtrar muy bien lo que es realmente importante y me acerca a mi objetivo, de lo que no lo es tanto, pero que tengo que hacer. Se trata de saber filtrar el grano de la paja .

Para conseguir no fracasar, y verte desbordado, lo primero y fundamental, es el que tengas una muy buena definición de tus objetivos, y establezcas un plan de ruta que te aproxime a los mismos. Si no tienes claro lo que es realmente importante, te perderás con todo lo que tienes que y por hacer.

Sólo vas a poder ejecutar lo verdaderamente importante, reservando espacios de tiempo para desarrollar tus tareas claves , en aquellos momentos, cuando estes más descansado. Es importante que reserves tiempo para ellas y no arranques tu dia con las tareas rutinarias, aquellas que puedes hacer más tarde, cuando estes más cansado. Es lo que se conoce como Timeboxing (reservar tiempos para determinadas tareas) y Priorización por objetivos (¡hacer primero, lo primero!).

En mi caso particular, procuro arrancar el dia, empezando con aquellas 2-3 tareas clave, que me son fundamentales para conseguir mis objetivos clave. Fijo las primeras horas de la mañana, justo recien levantado para ejecutar las mismas. En algunos casos, algunas de estas tareas conllevan el reflexionar, planificar y ejectuar, y es, sólo, cuando estoy descansado, cuando me pongo con ellas.

El resto de tareas más administrativas, gestión del mail, reuniones, supervisión de la gestión de otros; o trabajos con menos valor añadido, las dejo para más tarde. En muchas de ellas, activo el modo «robot», ya que realmente son mucho más rutinarias, y no conllevan el que tenga que estar muy concentrado.

Así que Prioriza, diferencia bien lo más importante de lo que no es tanto, y dedicale el tiempo a esas tareas clave, cuando te encuentras más fresco; tu eficiencia y productividad personal te lo agradeceran, y notarás los resultados de forma inmediata.